Publikationen importieren
Als Bibliothekar:in oder Administrator:in können Sie Publikationen auf verschiedene Weise in Librario importieren. Dieser Leitfaden erklärt die verfügbaren Importmethoden und wie Sie den Status Ihrer Importe überwachen und verwalten können.
Importmethoden im Überblick
Da in vielen Organisationen die Bibliothek nur von einer oder wenigen Personen betreut wird, bietet Librario drei Wege zum Hinzufügen von Publikationen, geordnet nach Effizienz und Zeitaufwand:
PDF-Dateien importieren (empfohlen)
Der effizienteste Weg, neue Publikationen zu erfassen: PDF-Dateien per Drag & Drop hochladen; Librario liest aus jeder Datei Metadaten und Kennungen aus. Ideal für die Massenverarbeitung.
Mit Kennung importieren
Perfekt für Publikationen mit bekannten Kennungen: schnelle Erfassung über ISBN, DOI, PubMed-ID, arXiv-ID oder Normen-Kennung mit automatischer Metadatenanreicherung.
Manuell katalogisieren
Die flexible Option für Spezialfälle: vollständige Kontrolle über alle Metadaten, ideal für spezielle oder historische Publikationen ohne Kennungen.
Literaturdaten aus einer .bib- oder RIS-Datei liest Librario nicht ein. Librario ergänzt Ihr Literaturverwaltungsprogramm, statt es zu ersetzen: Erfassen Sie Publikationen daraus über ihre Kennung oder als PDF.
Hinweis zur automatischen Metadaten-Anreicherung
Die automatische Anreicherung mit Metadaten aus dem Internet ist von der Verfügbarkeit externer Quellen abhängig. Librario sucht dabei nach bestem Vermögen nach passenden Informationen, kann aber keine Garantie für Vollständigkeit oder Verfügbarkeit geben.
Publikationsimporte
Jeder Import in Librario durchläuft verschiedene Statusänderungen, die Sie überwachen und steuern können. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle über den Importprozess, besonders bei größeren Datenmengen.
Ablauf: Ausstehend → In Bearbeitung → Abgeschlossen oder Fehlgeschlagen. Solange ein Import nicht abgeschlossen ist, können Sie ihn abbrechen.
Übersicht der Import-Status
| Status | Bedeutung | Mögliche Aktionen |
|---|---|---|
| Ausstehend | Die Publikation wurde zum Import vorgemerkt. Die Verarbeitung beginnt automatisch. | Abbrechen: Import abbrechen, wenn er nicht mehr benötigt wird; Bearbeiten: Kennung korrigieren; Löschen: Import samt zugehöriger Publikation und Datei dauerhaft entfernen |
| In Bearbeitung | Der Import wird aktiv verarbeitet. Metadaten werden extrahiert und angereichert. | Abbrechen: Verarbeitung stoppen, wenn sie zu lange dauert; Löschen: Import samt zugehöriger Publikation und Datei dauerhaft entfernen |
| Abgeschlossen | Der Import wurde erfolgreich abgeschlossen. Die Publikation ist in der Bibliothek verfügbar. | Publikation überprüfen und bei Bedarf ergänzen |
| Fehlgeschlagen | Ein Fehler ist während der Verarbeitung aufgetreten. | Wiederholen: Import erneut starten; Bearbeiten: Kennung korrigieren; Abbrechen: Import endgültig abbrechen; Löschen: Import samt zugehöriger Publikation und Datei dauerhaft entfernen; die Fehlermeldung sehen Sie auf der Detailseite des Imports |
| Abgebrochen | Der Import wurde manuell abgebrochen. Librario sucht keine Metadaten, legt aber eine Publikation mit den eingegebenen Kennungen und der hochgeladenen Datei an (oder behält die bereits angelegte), die Sie von Hand vervollständigen können. | Wiederholen: Import mit denselben Daten neu starten; Bearbeiten: Kennung korrigieren |
Praxistipp: Tipps für einen effizienten Import-Workflow
Um den Import-Prozess zu optimieren und eine hohe Datenqualität zu gewährleisten, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:
- Vorbereitung: Sammeln Sie alle notwendigen Informationen und Dateien vor dem Import
- Gebündelt importieren: Importieren Sie ähnliche Publikationen gemeinsam, um einheitliche Metadaten zu vergeben
- Status-Überwachung: Prüfen Sie regelmäßig den Status Ihrer Importe und bearbeiten Sie fehlgeschlagene Importe zeitnah
- Qualitätskontrolle: Etablieren Sie einen Review-Prozess für neue Publikationen
- Dokumentation: Halten Sie Ihre Import-Richtlinien schriftlich fest, besonders wenn mehrere Personen Publikationen importieren
Mit diesen Tipps und den verschiedenen Import-Methoden können Sie Ihre Bibliothek effizient aufbauen und pflegen.
Für die laufende Qualitätssicherung importierter Publikationen empfehlen wir die Qualitätsprüfung über das Aufgaben-System: In Tarifen mit erweiterter Aufgabenverwaltung erzeugt Librario nach jedem abgeschlossenen Import automatisch eine Qualitätsprüfungs-Aufgabe. Ihr Bibliotheksteam kann die neu importierten Publikationen direkt im Anschluss systematisch sichten und als geprüft markieren.