Benutzerrollen & Berechtigungen
Librario verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungssystem, um den Zugriff auf Funktionen und Daten zu steuern. Alle Benutzer:innen können die Bibliothek durchsuchen und Publikationen lesen, bei eingeschalteter Selbstausleihe Exemplare ausleihen und in Tarifen mit Leihanfrage Exemplare anfordern. Darauf aufbauend gibt es zwei spezielle Rollen: Bibliothekar:innen verwalten den Publikationsbestand und Leihvorgänge, während Administrator:innen zusätzlich Benutzer:innen und Konto-Einstellungen verwalten können. Neue Benutzer:innen, auch per Single Sign-on angelegte, starten ohne Rolle mit dem Basiszugang. Sie vergeben die Rollen beim Anlegen oder Bearbeiten einer Person im Bereich Rollen & Berechtigungen mit den Schaltern Bibliothekar:in und Administrator:in. Ist keiner der beiden Schalter eingeschaltet, hat die Person den Basiszugang. Ihr Profil zeigt dann Ohne Rolle.
Leihanfrage, erweiterte Aufgabenverwaltung und Single Sign-on sind Optionen unserer individuellen Tarife (Tarife vergleichen).
Welche Rolle für wen?
In vielen Unternehmen gibt es keine eigene Bibliothekar:in. Eine Person betreut die Bibliothek nebenher, oft mit Unterstützung durch Werkstudierende oder Assistenz. Eine typische Aufteilung:
| Wer | Rolle | Was die Person damit kann |
|---|---|---|
| Die Person, die die Bibliothek verantwortet | Administrator:in | Benutzer:innen anlegen, Rollen vergeben, Konto-Einstellungen und Abonnement verwalten. Sie hat bereits alle Rechte einer Bibliothekar:in und braucht den zweiten Schalter nicht. |
| Werkstudierende oder Assistenz, die Publikationen erfassen und Leihanfragen bearbeiten | Bibliothekar:in | Den Bestand pflegen, ohne Benutzer:innen oder Konto-Einstellungen zu ändern |
| Alle anderen | keine (Basiszugang) | Suchen, lesen, Exemplare ausleihen oder anfordern (je nach Konto-Einstellung und Tarif) und eigene Sammlungen anlegen |
Wer Single Sign-on einrichtet, braucht ebenfalls die Rolle Administrator:in.
Bibliothekar:innen können auch löschen
Es gibt keine Rolle, die Publikationen nur bearbeiten, aber nicht löschen darf. Bibliothekar:innen können jede Publikation, jede Datei, jedes Leihexemplar und jede Sammlung löschen, und das Löschen einer Publikation ist unwiderruflich. Weisen Sie Werkstudierende und Assistenz in die Pflege des Bestands ein, bevor Sie ihnen die Rolle geben.
Basiszugang
Alle Benutzer:innen erhalten diese Grundrechte:
Publikationen
- Durchsuchen und Lesen aller Publikationen
- Als Favorit markieren
- Leihexemplare anfordern und vormerken (in Tarifen mit Leihanfrage)
Dateien
- Einsehen und Herunterladen aller PDFs und anderer Dateien
Leihexemplare
- Verfügbarkeit und Standorte einsehen
- Verfügbare Exemplare ausleihen (außer Präsenzexemplare), wenn die Selbstausleihe eingeschaltet ist
- Eigene Ausleihen zurückgeben
- QR-Codes der Exemplare einsehen
Sammlungen
- Alle Sammlungen einsehen
- Eigene Sammlungen erstellen
- Eigene Sammlungen und Sammlungen, für die man Bearbeitungsrechte hat, bearbeiten; eigene Sammlungen löschen
- Publikationen zu eigenen Sammlungen hinzufügen/entfernen
- Benutzer:innen zu eigenen Sammlungen hinzufügen/entfernen
Profil
- Eigenes Profil einsehen und bearbeiten
- Eigenes Passwort ändern (wenn nicht durch SSO deaktiviert)
- Profile anderer Benutzer:innen einsehen
Aufgabenverwaltung
- Neue Leihanfragen (in Tarifen mit Leihanfrage) und Fehlermeldungen anlegen
- Eigene Leihanfragen und Fehlermeldungen einsehen, auf der jeweiligen Publikationsseite sowie in der Übersicht Meine Leihanfragen
- Eigene offene Leihanfragen zurückziehen
- Beschreibung der eigenen Fehlermeldungen nachträglich ergänzen oder korrigieren
Über den Menüpunkt Aufgaben in der oberen Navigation erreichen auch Benutzer:innen das Kanban-Board. Es zeigt ihnen nur die eigenen Fehlermeldungen und Leihanfragen. Die Qualitätsprüfung ist Administrator:innen und Bibliothekar:innen vorbehalten.
Bibliothekar:in
Ein:e Bibliothekar:in kann zusätzlich zum Basiszugang:
Publikationen
- Neue Publikationen anlegen
- Bestehende Publikationen bearbeiten oder löschen
- Kategorien und Schlagwörter verwalten
Dateien
- Neue Dateien hochladen
- Bestehende Dateien bearbeiten oder löschen
Leihexemplare
- Neue Leihexemplare anlegen
- Bestehende Leihexemplare bearbeiten oder löschen
- Im Namen anderer Benutzer:innen ausleihen und zurückgeben, auch bei ausgeschalteter Selbstausleihe
- Standorte verwalten
Sammlungen
- Alle Sammlungen bearbeiten und löschen
- Benutzer:innen zu allen Sammlungen hinzufügen/entfernen
- Publikationen zu allen Sammlungen hinzufügen/entfernen
Aufgabenverwaltung
- Kanban-Board einsehen und alle Aufgaben bearbeiten
- Aufgaben zugewiesen bekommen (nur Administrator:innen und Bibliothekar:innen können Zuständige sein)
- Qualitätsprüfungen anfordern und durchführen (in Tarifen mit erweiterter Aufgabenverwaltung)
- Leihanfragen im Namen anderer Benutzer:innen stellen, Leihanfragen und Fehlermeldungen bearbeiten
- Wiederkehrende Aufgaben definieren und pflegen (in Tarifen mit erweiterter Aufgabenverwaltung)
Administrator:in
Ein:e Administrator:in kann zusätzlich zum Bibliothekar:in-Zugang:
Benutzerverwaltung
- Neue Benutzer:innen anlegen
- Bestehende Benutzer:innen bearbeiten oder löschen
- Rollen zuweisen und entziehen
- Passwörter zurücksetzen
Konto-Verwaltung
- Konto-Stammdaten bearbeiten
- Konto-Einstellungen festlegen, z. B. Selbstausleihe, automatische Aufgabenzuweisung und KI-Assistenten (MCP)
- SSO-Einstellungen verwalten (in Tarifen mit Single Sign-on)
Siehe Konto-Einstellungen für weitere Details.
Abonnement
- Aktuelles Abonnement und Rechnungen einsehen
- Tarif wechseln (wenn Ihr Tarif einen Wechsel vorsieht)