Sammlungen verwalten

Sammlungen in Librario ermöglichen es, thematisch verwandte Publikationen zu gruppieren und gemeinsam zu verwalten.

Anders als persönliche Favoriten sind Sammlungen für die Zusammenarbeit im Team gedacht. Sie eignen sich besonders gut, um Handapparate für bestimmte Fachbereiche oder Projekte zu erstellen.

Verwendungszwecke

Ein wichtiger Anwendungsfall sind Kompetenzcenter und Fachbereiche. Die zentrale Sammlung der relevanten Fachliteratur hilft dabei:

Neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten
Grundlagenwerke des Fachgebiets zentral verfügbar zu machen
Standards und wichtige Referenzwerke zu dokumentieren

Neben Kompetenzcentern kommen Sammlungen auch häufig bei der Verwaltung projektbezogener Literatur und zur Dokumentation von Forschungsprojekten zum Einsatz.

Übersicht der Sammlungen

Screenshot der Sammlungsübersicht in Librario. Im Kopfbereich befinden sich eine Suchleiste und ein Button "Sammlung erstellen". Darunter sind Karten für verschiedene Kompetenzcenter zu sehen, die jeweils den Namen, den Beginn der Beschreibung, die Anzahl der Publikationen und die Eigentümer:innen anzeigen. — Übersicht aller Sammlungen mit Such- und Filtermöglichkeiten

Die Sammlungen-Übersicht erreichen Sie über den Menüpunkt Sammlungen in der Hauptnavigation. Hier sehen Sie auf einen Blick:

Alle verfügbaren Sammlungen Ihrer Organisation
Die Anzahl der enthaltenen Publikationen
Das Datum der letzten Aktualisierung
Die Eigentümer:innen der Sammlung

Die Suchleiste durchsucht die Namen der Sammlungen. Mit Meine Sammlungen und Bearbeitbare Sammlungen grenzen Sie die Liste auf Sammlungen ein, die Ihnen gehören oder die Sie bearbeiten dürfen.

Sammlungen erstellen

Screenshot des Formulars zum Erstellen einer Sammlung. Das Formular enthält Felder für den Namen und eine Beschreibung mit Markdown-Formatierung. Darunter befindet sich ein Bereich für die Vergabe von Berechtigungen. — Formular zum Erstellen einer neuen Sammlung

Um eine neue Sammlung anzulegen:

Klicken Sie auf Sammlung erstellen
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen
Fügen Sie eine Beschreibung und hilfreiche Links hinzu, etwa zu internen Ressourcen
Weisen Sie weitere Bearbeiter:innen und Eigentümer:innen zu

Markdown für Formatierung

Im Feld Beschreibung können Sie Markdown zur Formatierung verwenden, zum Beispiel für Fettschrift, Kursivschrift, Listen oder Links. Der Hinweis unter dem Feld verlinkt auf eine Erklärung der Syntax.

Publikationen verwalten

Screenshot einer geöffneten Sammlung mit dem Namen "Kompetenzcenter: IT Architecture". Links sind Beschreibung und hilfreiche Links zu sehen, rechts die Liste der enthaltenen Publikationen mit Covern, Titeln und Metadaten. — Detailansicht einer Sammlung mit zugeordneten Publikationen

Publikationen können auf zwei Wege zu einer Sammlung hinzugefügt werden:

In den Suchergebnissen über das Ordner-Symbol Zu einer Sammlung hinzufügen auf der Publikationskarte
In der Detailansicht einer Publikation über den Button Zu einer Sammlung hinzufügen

Berechtigungen und Zusammenarbeit

Screenshot des Bereichs "Benutzer:innen & Berechtigungen" im Bearbeitungsformular einer Sammlung. Eine Tabelle zeigt die Benutzer:innen und ihre zugewiesenen Rollen (Eigentümer:in, Bearbeiter:in, Betrachter:in). Unten befindet sich der Button "Benutzer:in hinzufügen". — Verwaltung der Berechtigungen und Rollen für eine Sammlung

Sammlungen sind grundsätzlich für alle Mitarbeitenden Ihrer Organisation sichtbar. Dies fördert den Wissensaustausch und macht es leicht, relevante Literatur zu finden.

Die Berechtigungen vergeben Sie unter Bearbeiten im Bereich Benutzer:innen & Berechtigungen.

Für die Verwaltung einer Sammlung gibt es drei Berechtigungsstufen:

Betrachter:innen (alle Benutzer:innen)

Können die Sammlung und enthaltene Publikationen einsehen
Haben Zugriff auf die hinterlegten Beschreibungen und Links
Können die Liste der Publikationen exportieren

Bearbeiter:innen

Haben alle Rechte von Betrachter:innen
Können Publikationen zur Sammlung hinzufügen oder entfernen
Dürfen Name und Beschreibung der Sammlung ändern

Eigentümer:innen

Haben alle Rechte von Bearbeiter:innen
Können weitere Bearbeiter:innen und Eigentümer:innen hinzufügen
Dürfen die Sammlung löschen

Wer eine Sammlung anlegt, ist automatisch Eigentümer:in. Administrator:innen und Bibliothekar:innen haben in jeder Sammlung die Rechte von Eigentümer:innen.

Export von Publikationslisten

Die in einer Sammlung enthaltenen Publikationen lassen sich exportieren.

Der Export enthält alle bibliografischen Informationen der Publikationen und eignet sich zur Weiterverwendung in Literaturverwaltungsprogrammen.

Sie haben drei Exportformate zur Auswahl: BibTeX für LaTeX-basierte Systeme, EndNote und CSV für Tabellenkalkulationen.

Öffnen Sie die gewünschte Sammlung
Klicken Sie auf das Download-Symbol Exportieren
Wählen Sie das gewünschte Format (BibTeX, EndNote oder CSV)

Empfehlungen aus der Praxis

Für einen effektiven Einsatz von Sammlungen haben sich je nach Anwendungsfall unterschiedliche Vorgehensweisen bewährt. Die folgenden Empfehlungen basieren auf den Erfahrungen unserer Kundschaft.

Allgemeine Empfehlungen

Vergeben Sie aussagekräftige Namen, die den Inhalt der Sammlung beschreiben
Dokumentieren Sie in der Beschreibung den Zweck der Sammlung
Benennen Sie die Ansprechpersonen für fachliche Fragen

Empfehlungen für Kompetenzcenter

Wählen Sie eine einheitliche Namenskonvention, etwa “Kompetenzcenter: [Fachbereich]”
Benennen Sie klar die fachlichen Ansprechpersonen in der Beschreibung
Verlinken Sie andere relevante Ressourcen in der Beschreibung, z. B. einen SharePoint-Ordner mit Berechnungshilfen oder CAD-Vorlagen

Empfehlungen für Projekte

Verwenden Sie für die Benennung die Projektnummer (wenn vorhanden) oder das Format “YYYY-MM [Projektname]”, z. B. “2025-05 Projektname”
Verlinken Sie andere relevante Ressourcen in der Beschreibung, z. B. den Link zu dem Projekt in Ihrem Projektmanagementsystem