Review-Prozess etablieren

Ein strukturierter Review-Prozess stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden schnell die für sie relevanten Publikationen finden. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie einen effektiven Prüfablauf etablieren.

So verbessern Prüfabläufe die Literatursuche

Ein guter Review-Prozess verbessert die Literaturrecherche auf drei Arten:

• Aktuelle Literatur finden: Mit gepflegtem Originaltitel und Auflage finden Benutzer:innen direkt die neueste Auflage, bei Normen auch die Nachfolgeausgabe
• Gezielte Filterung ermöglichen: Einheitliche Kategorien und Fachgebiete ermöglichen die präzise Eingrenzung von Suchergebnissen
• Präzise Suchergebnisse erhalten: Einheitliche Fachbegriffe und Schlagworte helfen dabei, genau die gesuchten Publikationen zu finden

Den Review-Status mit der Qualitätsprüfung steuern

Librario bietet auf jeder Publikations- und Beitragenden-Seite (Beitragende sind z. B. Autor:innen oder Herausgeber:innen) eine Karte Qualitätssicherung, mit der Sie den Prüfstatus pro Eintrag dokumentieren. So läuft es ab:

1. Nach einem Import steht der Eintrag auf Nicht geprüft, und Librario legt automatisch eine Prüfaufgabe an.
2. Sie öffnen die Publikation und klicken Als geprüft markieren. Ist jemand anderes besser geeignet, klicken Sie Prüfung anfordern.
3. Prüfaufgaben aus Importen und angeforderte Prüfungen erscheinen auf dem Kanban-Board und können dort zugewiesen, bearbeitet und abgeschlossen werden.

Eine detaillierte Beschreibung der Karten-Aktionen und der beiden Status finden Sie unter Aufgabentypen: Qualitätsprüfung.

Qualitätskriterien für optimale Auffindbarkeit

Metadaten pflegen

• Stellen Sie eine einheitliche Schreibweise von Titeln und Namen sicher
• Ergänzen Sie fehlende bibliografische Angaben
• Überprüfen Sie Kennungen (DOI, ISBN) auf Korrektheit
• Prüfen Sie PDF-Dateien auf durchsuchbaren Text

Inhaltlich erschließen

• Ordnen Sie passende Kategorien für die fachliche Suche zu
• Vergeben Sie relevante und einheitliche Schlagworte
• Pflegen Sie wichtige Verknüpfungen:
  • Ordnen Sie Publikationen in Buchreihen ein
  • Tragen Sie bei allen Auflagen eines Werks denselben Originaltitel und die Auflagennummer ein. Librario verweist dann auf die neueste Auflage
  • Pflegen Sie bei Normen Vorgänger und Nachfolger

So organisieren Sie Reviews im Team

1. Verantwortlichkeiten definieren

   • Legen Sie fachliche Zuständigkeiten fest
   • Vereinbaren Sie den Prozess für die Qualitätskontrolle
   • Nutzen Sie wiederkehrende Aufgaben für regelmäßige Routinen (Teil der erweiterten Aufgabenverwaltung)
   • Weisen Sie die Prüfaufgaben aus Importen in den Konto-Einstellungen unter Automatische Zuweisung → Datenqualität mit Einer festgelegten Person zuweisen einer zuständigen Person zu (ebenfalls Teil der erweiterten Aufgabenverwaltung)

2. Regelmäßige Review-Zyklen etablieren

   • Planen Sie feste Zeiten für Reviews ein, zum Beispiel wöchentlich ein festes Zeitfenster für die Prüfung
   • Dokumentieren Sie Vertretungsregelungen

3. Kontinuierliche Verbesserung sicherstellen

   • Stimmen Sie sich regelmäßig im Team ab
   • Dokumentieren Sie vereinbarte Konventionen und häufige Fehler
   • Passen Sie die Prozesse bei Bedarf an

Librario Reports, um Qualitätsprobleme zu identifizieren

Auf der Seite Unser Konto (Benutzersymbol oben rechts, dann Unser Konto) bietet Librario einen systematischen Überblick über mögliche Qualitätsprobleme:

• Empfehlungen prüfen
• Regelmäßige Aufgaben durchführen

Empfehlungen prüfen

Librario analysiert Ihren Bestand kontinuierlich und zeigt Handlungsempfehlungen für verschiedene Bereiche. Zum Beispiel:

• Unvollständige Metadaten:

  • Publikationen ohne Autor:innen
  • Publikationen ohne Veröffentlichungsjahr
  • Publikationen ohne Sprachangabe

• Mögliche Duplikate:

  • Doppelte Dateien
  • Mehrfach erfasste ISBN-Nummern
  • Mehrfach erfasste DOIs

Zu jeder Empfehlung können Sie direkt die betroffenen Publikationen einsehen und bearbeiten.

Regelmäßige Aufgaben durchführen

Im Abschnitt Aufgaben derselben Seite erreichen Sie direkt wichtige Verwaltungsaufgaben, wie zum Beispiel:

• Beitragende verwalten: Uneinheitliche Namensschreibweisen bereinigen
• Kategorien verwalten: Taxonomie pflegen und Kategorien bei Bedarf zusammenführen
• Standorte von Leihexemplaren verwalten: Leihexemplare an den richtigen Standorten organisieren

Häufige Herausforderungen

Herausforderung: Zu viele Publikationen im Review

Lösung:

• Priorisieren Sie nach Wichtigkeit
• Verteilen Sie die Last auf mehrere Schultern oder delegieren Sie die Erfassung, wenn Sie allein arbeiten (siehe Tipp oben)
• Planen Sie dedizierte Review-Zeiten ein

Herausforderung: Inkonsistente Kategorisierung

Lösung:

• Erstellen Sie einen Kategorisierungsleitfaden und machen Sie ihn im Team bekannt
• Nutzen Sie die Kachel Verwalte Kategorien auf der Seite Unser Konto, um Kategorien zusammenzuführen oder umzubenennen

Herausforderung: Fehlendes Fachwissen

Lösung:

• Identifizieren Sie Expert:innen in Ihrer Organisation und binden Sie sie in den Review-Prozess ein
• Dokumentieren Sie spezielle Anforderungen