Neue Bibliothekssoftware erfolgreich einführen
Diese Anleitung begleitet Sie bei der Einführung von Librario: von der Wahl der Einführungsstrategie über die fünf Projektphasen bis zu den ersten Wochen nach der Umstellung.
Einführungsstrategie wählen
Grundsätzlich haben Sie zwei Möglichkeiten, Librario in Ihrer Organisation einzuführen: den Big-Bang-Ansatz oder eine schrittweise Einführung.
Big-Bang-Ansatz
Bei diesem Ansatz stellen Sie die gesamte Organisation zum gleichen Zeitpunkt um. Ein Big-Bang-Ansatz funktioniert besonders gut, wenn Sie bereits einen guten Überblick über Ihren Bestand haben und die Datenmigration vollständig vorbereiten können. Kritisch wird dieser Ansatz, wenn noch nicht alle Inhalte migriert werden können oder Sie sich die Akzeptanz der Benutzer:innen erst erarbeiten müssen.
Schrittweise Einführung
Die graduelle Einführung reduziert Risiken und ermöglicht es Ihnen, aus ersten Erfahrungen zu lernen.
Mögliche Ansätze sind:
- Nach Personengruppen: Start mit einer ausgewählten Pilotgruppe, dann Ausweitung auf alle
- Nach Abteilung oder Standort: Einführung zuerst an einem Standort oder in einer Abteilung
- Inhaltsbezogen: Beginn mit digitalen Inhalten, später Integration des physischen Bestands
Zuständigkeiten festlegen
Legen Sie vor dem Start fest, wer welche Aufgabe übernimmt. Die Zahlen verweisen auf die Projektphasen unten.
| Aufgabe | Zuständig | Phase |
|---|---|---|
| Zeitplan, Umstellungstermin und Entscheidungen | Bibliotheksverantwortliche | 1 bis 5 |
| Datenmigration vorbereiten und das Ergebnis prüfen | Bibliotheksverantwortliche | 1 und 5 |
| Benutzerkonten, Rollen und Konto-Einstellungen in Librario | Person mit der Rolle Administrator:in | 1 |
| Single Sign-on, Progressive Web App auf den Geräten, Links im Intranet | IT | 1 |
| Ankündigung im Intranet oder Newsletter | Bibliotheksverantwortliche, bei Bedarf mit der internen Kommunikation | 2 |
| Erste Fragen in den Abteilungen beantworten | Key User | 4 und 5 |
| Erfassung und Qualitätsprüfung neuer Publikationen | Personen mit der Rolle Bibliothekar:in | ab der Umstellung |
Wenn Sie die Bibliothek allein oder nebenbei betreuen
In einer Ein-Personen-Bibliothek liegen Zeitplan, Datenmigration und Schulung bei Ihnen. Die Erfassung lässt sich an Werkstudierende oder eine Assistenz mit der Rolle Bibliothekar:in delegieren. Die fachliche Verantwortung bleibt bei Ihnen. Eine schrittweise Einführung, zum Beispiel zuerst mit den digitalen Inhalten, hält den Aufwand pro Woche planbar.
Projektphasen planen
1. Vorbereitung
- Analysieren Sie den Ist-Zustand: Welche Systeme und Prozesse werden aktuell genutzt? Gibt es zum Beispiel neben der alten Bibliothekssoftware noch relevante Literatur in SharePoint-Verzeichnissen?
- Planen Sie die Datenmigration aus bestehenden Systemen
- Definieren Sie einen realistischen Zeitplan mit konkretem Umstellungstermin
- Bestimmen Sie in den Abteilungen Ansprechpersonen und Key User (Personen, die Librario zuerst kennenlernen und erste Fragen beantworten)
2. Kommunikation
Informieren Sie frühzeitig über die anstehenden Änderungen:
- Ankündigung im Intranet oder Firmen-Newsletter
- Vorstellung in Team-Meetings
- Information in All-Hands oder Abteilungsversammlungen
- Direkte Ansprache wichtiger Beteiligter
3. Parallelbetrieb (falls nötig)
Planen Sie eine Übergangsphase:
- Alte und neue Lösung parallel betreiben
- Klare Regeln definieren, welches System wofür genutzt wird (z. B. Ausleihe noch im alten oder nur noch im neuen System?)
- Zeitplan für die vollständige Ablösung kommunizieren
4. Schulung der Mitarbeitenden
Wer einen Browser bedienen kann, kann auch Librario bedienen. Trotzdem gehört zur Einführung einer neuen Bibliothekssoftware eine Schulung der Mitarbeitenden.
Bieten Sie zielgruppengerechte Schulungen an:
- Basis-Schulungen für alle Mitarbeitenden zur Literatursuche
- Vertiefende Schulungen für Bibliotheksverantwortliche
- Eigene Termine für Key User, die andere unterstützen sollen (Train-the-Trainer-Prinzip)
5. Umstellung und erste Wochen
- Führen Sie die finale Datenmigration durch, falls notwendig
- Stellen Sie Support in den ersten Tagen sicher
- Seien Sie ansprechbar für Fragen und Probleme
Nach der Einführung
- Sammeln Sie systematisch Rückmeldungen der Benutzer:innen
- Optimieren Sie Prozesse basierend auf den ersten Erfahrungen
- Dokumentieren Sie Erfolgsgeschichten und teilen Sie diese
Tipp für die Einführung
Die ersten Wochen sind entscheidend für die Akzeptanz. Stellen Sie in dieser Zeit ausreichend Support-Kapazität bereit und reagieren Sie schnell und flexibel auf Probleme.