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Integrierte Aufgabenverwaltung

Ihre Bibliotheks­arbeit im Fluss

Buchwünsche per E-Mail, Zuruf auf dem Flur, die monatliche Bestandskontrolle im Kopf. Librario bündelt diese Anforderungen auf einem Kanban-Board. Sie arbeiten Aufgaben der Reihe nach ab statt im Sprung zwischen Posteingang und Excel. So bleibt die Bibliothek aktuell, auch wenn sie neben dem Tagesgeschäft läuft.

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Librario Aufgaben-Board: Kanban-Ansicht mit Spalten Offen, In Bearbeitung, In Prüfung und Geschlossen. Karten zeigen Leihanfragen und Dubletten-Hinweise.

Der Engpass

Verstreute Anfragen kosten Fokus

Buchwünsche kommen über E-Mail, Teams-Chat und Flurzuruf. Fehlermeldungen verstecken sich in Antworten auf andere E-Mails. Im Hintergrund stapeln sich Aufgaben, die niemand sieht: doppelt erfasste Publikationen, Datensätze mit Lücken, Routinen wie die jährliche Inventur oder die quartalsweise Normenprüfung.

Ohne ein zentrales Board fließen diese Anforderungen aneinander vorbei. Wichtige Bestellungen liegen tagelang im Posteingang, Qualitätsfehler im Katalog werden erst beim nächsten Audit sichtbar, und niemand weiß, wer eigentlich gerade an was arbeitet.

Librario bringt Katalog und Aufgabenverwaltung in einer Oberfläche zusammen. Jede Karte verweist auf den Datensatz, um den es geht. Keine Medienbrüche, kein Copy-Paste von Buchtiteln in ein separates Ticket-Tool.

Die Funktionen

Von der Anfrage bis zur Erledigung

  • Nutzeranfragen bündeln

    Benötigt jemand ein Exemplar, stellt diese Person direkt von der Publikationsseite eine Leihanfrage; das Bibliotheksteam liefert es, zum Beispiel über die interne Hauspost. Fehlermeldungen zu Metadaten landen strukturiert auf dem Board, und Buchwünsche erfassen Sie in Sekunden als Aufgabe. Das E-Mail-Ping-Pong entfällt.

  • Datenqualität im Hintergrund

    Librario prüft Ihren Bestand täglich auf doppelte Kennungen (ISBN, DOI, identische Datei), lückenhafte Metadaten und abgebrochene Importe. Jeder Fund landet als konkrete Aufgabe auf dem Kanban-Board. Stufen Sie einen Fund als unkritisch ein, merkt sich Librario das: Ignorierte Aufgaben tauchen nicht wieder auf.

  • Erst nutzen, dann prüfen

    Mit der erweiterten Aufgabenverwaltung entsteht nach jedem Import automatisch eine Qualitätsprüfungs-Aufgabe. Die Publikation steht trotzdem sofort zur Verfügung; die Prüfung wartet dokumentiert auf dem Board, bis Sie oder Ihre Werkstudierenden sie übernehmen. Keine Aufgabe geht verloren, und nachgereichte Korrekturen bleiben sichtbar.

  • Routinen automatisieren

    Inventur einmal im Jahr. Normen quartalsweise prüfen. Neue Zeitschriftenausgaben montags einpflegen. Solche wiederkehrenden Routinen legen Sie in der erweiterten Aufgabenverwaltung einmal als Vorlage an, Librario erzeugt die konkrete Aufgabe zum richtigen Zeitpunkt. Frequenz, Fälligkeit und Zuständigkeit sind frei wählbar.

Die Arbeitsweise

Weniger suchen, mehr erledigen

01 · ÜBERSICHT

Was offen ist, ist sichtbar

Ein Kanban-Board zeigt auf einen Blick, was offen ist, was gerade läuft und was als Nächstes ansteht. Priorität und Fälligkeit stehen auf jeder Karte. Überfällige Aufgaben hebt das Board farblich hervor. Wer lieber Listen abarbeitet, wechselt in die filterbare Listenansicht.

02 · BEDIENUNG

Maske passt zur Aufgabe

Dublettenprüfung, Leihanfrage, Qualitätsprüfung: jeder Aufgabentyp hat eine eigene Detailansicht mit genau den Feldern, die für diese Aufgabe relevant sind. So arbeiten Sie eine Liste in wenigen Klicks ab.

03 · TEAMWORK

Im Team statt im Kopf

Aufgaben verteilen sich im Team statt im Kopf einer Person: Delegieren Sie die Vorbereitung an Werkstudierende oder die Assistenz und behalten Sie den Überblick. Bei Urlaub oder Vertretung steht alles auf dem Board, nicht nur in einem Kopf. Die fachliche Verantwortung bleibt im Team.

04 · TRANSPARENZ

Anfragende sehen ihren Status

Wer eine Leihanfrage gestellt oder einen Fehler gemeldet hat, sieht den Bearbeitungsstand direkt auf der Publikationsseite. Ohne Zugang zum Board, ohne Nachfrage per E-Mail. Rückfragen klären Sie im Kommentar direkt an der Aufgabe.

Anfragen sortiert. Routinen geplant. Den Kopf frei für die Bibliothek.

Sehen Sie in einer Demo, wie ein zentrales Aufgaben-Board E-Mail-Ping-Pong und Excel-Listen ersetzt, von der Leihanfrage bis zur Qualitätsprüfung.

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