Konto-Einstellungen

Die Konto-Einstellungen in Librario ermöglichen die zentrale Verwaltung verschiedener Aspekte Ihrer Bibliothek auf Konto-Ebene (Account-Ebene). Änderungen in den Konto-Einstellungen wirken sich auf alle Benutzer:innen und Prozesse in Ihrer Librario-Instanz aus.

Zugriff auf die Konto-Einstellungen

So erreichen Sie die Konto-Einstellungen:

1. Klicken Sie oben rechts auf das Benutzersymbol
2. Wählen Sie Unser Konto aus dem Dropdown-Menü
3. Klicken Sie im Dashboard auf Einstellungen

Verfügbare Einstellungen

Allgemeine Kontoinformationen

• Name des Unternehmens
• Logo/Markenzeichen Ihres Unternehmens Es erscheint auf der Anmeldeseite

Kontosprache

Die Kontosprache legt fest, in welcher Sprache Librario E-Mails an Benutzer:innen verschickt, die noch keine eigene Sprache gewählt haben. Das betrifft vor allem Einladungen an neue Kolleg:innen und Nachrichten an gemeinsame E-Mail-Adressen.

Hat eine Person in ihrem Profil eine Sprache gewählt, erhält sie E-Mails in dieser Sprache. Die Oberfläche richtet sich immer nach der Wahl der Person bzw. nach ihrem Browser, nicht nach der Kontosprache.

Bei der Registrierung übernimmt Librario die Sprache Ihres Browsers; ohne passende Angabe ist Deutsch voreingestellt.

Early-Adopter-Programm

Das Early-Adopter-Programm ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die neuesten Funktionen von Librario, noch bevor diese allgemein verfügbar sind.

Die Teilnahme am Programm können Sie jederzeit aktivieren oder deaktivieren.

Leihexemplare

Im Bereich Leihexemplare können Sie zentrale Einstellungen für die Verwaltung physischer Medien vornehmen:

• Ausleih- und Rückgabehinweise: Passen Sie die Texte an, die Benutzer:innen beim Ausleihen und Zurückgeben sehen
• Selbstausleihe: Legen Sie fest, ob Benutzer:innen verfügbare Exemplare selbst ausleihen. Eingeschaltet (Standard) buchen sie die Ausleihe selbst, über die Publikationsseite oder den QR-Code. Ausgeschaltet erfassen nur Administrator:innen und Bibliothekar:innen Ausleihen; ihre eigenen Ausleihen geben Benutzer:innen in beiden Fällen selbst zurück. Ist die Leihanfrage in Ihrem Tarif enthalten, fordern Benutzer:innen Exemplare dann über Leihexemplar anfordern oder Vormerken an. Welche Einstellung zu Ihrer Bibliothek passt, lesen Sie unter Selbstausleihe oder Leihanfrage.
• Leihanfragen: Benutzer:innen fordern Exemplare an oder merken sie vor; wie Ihr Team die Anfragen bearbeitet und wie neue Anfragen es erreichen, legen Sie unter Aufgabenverwaltung fest.

Detaillierte Informationen zur Verwaltung von Leihexemplaren finden Sie in der Leihexemplar-Dokumentation.

Willkommensnachricht

Die Willkommensnachricht erscheint auf der Startseite und wird allen angemeldeten Benutzer:innen angezeigt. Sie eignet sich besonders für:

• Vorstellung der Bibliothek und ihrer Services
• Erläuterung des Prozesses für Literaturbestellungen
• Kommunikation wichtiger Bibliotheksregeln
• Kontaktinformationen des Bibliotheksteams
• Aktuelle Hinweise und Ankündigungen

Die Nachricht kann mit Markdown formatiert werden, um wichtige Informationen hervorzuheben und zu strukturieren. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihre Willkommensnachricht übersichtlich zu gestalten.

Aufgabenverwaltung

In Tarifen mit erweiterter Aufgabenverwaltung steuern Sie hier, wie Librario automatisch erzeugte Aufgaben verteilt und mit welchen Fristen es sie versieht. Welche Aufgabentypen es gibt, beschreibt die Seite Aufgabentypen.

Automatische Zuweisung. Für drei Kategorien legen Sie fest, wem neu entstehende Aufgaben zugewiesen werden:

• Datenqualität – Qualitätsprüfungen, Dublettenprüfungen und Datenqualitäts-Übersichten
• Fehlgeschlagene Importe – Aufgaben aus fehlgeschlagenen Importen
• Benutzeranfragen – Leihanfragen und Fehlermeldungen von Benutzer:innen

Je Kategorie wählen Sie zwischen Nicht zuweisen (die Aufgabe wartet unzugewiesen im Kanban-Board), Zufällig einer:m Bibliothekar:in zuweisen, Einer festgelegten Person zuweisen und An gemeinsame E-Mail-Adresse(n) benachrichtigen. Bei der letzten Strategie bleibt die Aufgabe unzugewiesen; stattdessen benachrichtigt Librario eine oder mehrere gemeinsame Adressen (zum Beispiel bibliothek@…). Das passt für Teams, die zentral über ein geteiltes Postfach koordinieren, statt jede Aufgabe einer einzelnen Person zuzuweisen. Fehlgeschlagene Importe lassen sich zusätzlich der Person zuweisen, die den Import angestoßen hat.

Bearbeitungsfristen. Für Leihanfragen, Qualitätsprüfungen und fehlgeschlagene Importe legen Sie eine Frist in Geschäftstagen fest. Librario berechnet daraus das Fälligkeitsdatum jeder neuen Aufgabe; überfällige Aufgaben hebt das Kanban-Board farblich hervor. Im Einstellungsdialog heißt dieser Bereich SLA-Fristen für Aufgaben.

Single Sign-on mit Microsoft

Single Sign-on (SSO) ermöglicht Ihren Mitarbeitenden die Anmeldung bei Librario mit ihren gewohnten Microsoft-Zugangsdaten. Dies bietet mehrere Vorteile:

• Keine separaten Passwörter für Librario erforderlich
• Automatische Kontenverwaltung über Microsoft Entra ID
• Erhöhte Sicherheit durch zentrale Zugriffskontrolle
• Vereinfachtes Onboarding neuer Mitarbeitender

Die detaillierte Einrichtung und Konfiguration ist in der SSO-Dokumentation beschrieben.

KI-Assistenten (MCP)

Über die Anbindung per Model Context Protocol können KI-Assistenten wie Claude und ChatGPT in Ihrer Bibliothek recherchieren. Hier legen Sie kontoweit fest, ob KI-Assistenten sich überhaupt mit Ihrem Konto verbinden dürfen. Die Einstellung gilt für alle Benutzer:innen.

Sie wählen zwischen zwei Optionen:

• KI-Assistenten dürfen sich mit diesem Konto verbinden. (Voreinstellung): Ihre Benutzer:innen richten ihre Verbindungen selbst ein und verwalten sie auf der Integrationen-Seite.
• KI-Assistenten sind für dieses Konto deaktiviert.: Die Anbindung ist kontoweit abgeschaltet. Das greift sofort für alle Benutzer:innen. Jede Anfrage eines KI-Assistenten wird abgewiesen, und neue Verbindungen sind nicht möglich.

Dieser Schalter ist die kontoweite Hauptsteuerung; das Verbinden und Widerrufen einzelner Verbindungen bleibt Sache der jeweiligen Person. Eine Deaktivierung löscht keine Verbindungen. Bestehende Verbindungen werden nur pausiert und funktionieren nach dem Wiederaktivieren ohne erneute Anmeldung weiter.

Zugriff auf Dateiinhalte für KI-Assistenten

Dies ist eine eigene, engere Einstellung als der Schalter oben: Sie deaktiviert KI-Assistenten nicht vollständig, sondern nur ihren Zugriff auf Dateien, also Download-Links und das Lesen von Dateiinhalten.

Sie wählen zwischen zwei Optionen:

• Erlaubt (Zustimmung pro Nutzer weiterhin erforderlich) (Voreinstellung): Benutzer:innen, die beim Verbinden die Berechtigung Angehängte Dateien herunterladen und lesen erteilen, erhalten Download-Links und das Lesen von Dateiinhalten direkt im Gespräch.
• Von der Verwaltung deaktiviert: download_file liefert keinen signierten Link mehr, sondern verweist auf die Publikationsseite, die die Person selbst öffnen kann. Die Dateiinhalts-Ressource wird für jede Verbindung abgewiesen, unabhängig davon, welche Berechtigung eine einzelne Person beim Verbinden erteilt hat.

Diese Einstellung wirkt sich nur auf Tarife mit erweiterter KI-Verwaltung aus. Ohne diesen Tarifbestandteil ist der Dateiinhaltszugriff automatisch wieder freigegeben; kehrt der Tarifbestandteil zurück, greift die gespeicherte Wahl erneut, ohne dass Sie sie neu einstellen müssen.

Die Sperre gilt für die MCP-Anbindung. Über die REST-API, auch mit OAuth-Clients der Schnittstelle REST-API, liefert Librario Datei-Links weiterhin an Tokens mit der Berechtigung assets:read; das steuern Sie dort über die Berechtigungen des Clients.

OAuth-Clients für Connectoren ohne Selbstregistrierung

Claude, ChatGPT und andere MCP-Werkzeuge registrieren sich bei Librario selbst. Manche Connectoren können das nicht, zum Beispiel der föderierte Connector von Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio in der manuellen OAuth-Konfiguration oder Gemini Enterprise. Für sie stellt eine Person mit Administrator-Rolle unter Einstellungen → OAuth-Clients → OAuth-Clients verwalten einen Client aus. Anlegen, Werte übertragen, Client Secret wechseln und Widerrufen beschreibt die Seite OAuth-Clients für Integrationen.

Clients ausstellen gehört zur erweiterten KI-Verwaltung; die Selbstregistrierung von Claude, ChatGPT und Co. braucht diesen Tarifbestandteil nicht. Fehlt nur der Tarifbestandteil, zeigt die Konto-Einstellung an dieser Stelle einen Hinweis statt des Links. Sind aus der Zeit mit dem Tarifbestandteil noch Clients da, bleibt der Link: Diese Clients funktionieren ohne ihn nicht, Sie können sie aber weiterhin einsehen und widerrufen. Schalten Sie KI-Assistenten oben kontoweit ab und enthält Ihr Tarif keine REST-API, verschwindet die Seite mitsamt der Möglichkeit, bestehende Clients zu widerrufen. Die Clients können in dieser Zeit nichts abrufen, weil Librario jede Anfrage eines KI-Assistenten abweist; sobald Sie KI-Assistenten wieder einschalten, ist die Seite zurück.

Best Practices

• Überprüfen Sie die Einstellungen regelmäßig auf Aktualität
• Dokumentieren Sie vorgenommene Änderungen
• Testen Sie neue Einstellungen mit einem Test-Account
• Informieren Sie Ihre Benutzer:innen über relevante Änderungen