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Dokumentation
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Datenmigration zu Librario

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie Ihre bestehenden Bibliotheksdaten nach Librario übertragen können. Die Migration ist ein wichtiger Schritt bei der Einführung von Librario und sollte sorgfältig geplant werden.

Analyse der Ausgangssituation

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre vorhandenen Daten:

Bibliografische Daten

  • Welche Daten sind in der bestehenden Software gespeichert?
  • Gibt es Exportmöglichkeiten für die Metadaten?
  • In welchem Format liegen die Daten vor?

Physische Leihexemplare

  • Sind die Leihexemplare mit Standorten und Signaturen erfasst?
  • Gibt es aktuelle Ausleihen, die migriert werden müssen?
  • Existieren historische Ausleihdaten, die relevant sind?

Laufende Ausleihen übernehmen Sie über die API mit der entleihenden Person. Als Ausleihdatum gilt dabei der Tag des Imports. Abgeschlossene Ausleihen aus dem Altsystem lassen sich nicht importieren. Archivieren Sie diese Daten dort, falls Sie sie aufbewahren müssen.

Digitale Dokumente

  • Wo sind die PDF-Dateien gespeichert?
  • Sind die Dateien mit den Metadaten verknüpft?
  • Gibt es zusätzliche Dokumente in SharePoint oder anderen Systemen?

Migrationswege

Für die Migration Ihrer Daten nach Librario haben Sie drei Wege:

1. Migration durch Librario (individueller Tarif)

Mit einem individuellen Tarif übernehmen wir die Migration für Sie:

  1. Sie stellen uns die exportierten Daten zur Verfügung, zum Beispiel eine Excel-Liste oder den Export Ihrer bisherigen Bibliothekssoftware
  2. Wir analysieren das Format und die Datenstruktur
  3. Wir entwickeln ein Transformationsskript
  4. Wir importieren die Daten in Ihr Librario-Konto
  5. Sie prüfen die migrierten Daten

2. Import in Librario

Liegen Ihre Bestände als PDF-Dateien vor, laden Sie sie direkt in Librario hoch: PDF-Dateien importieren.

Bücher und Artikel mit ISBN, DOI oder einer anderen Kennung nehmen Sie mit Kennung auf. Sie geben dabei jede Kennung einzeln ein oder scannen den Barcode auf dem Buch. Librario ergänzt die Metadaten aus Bibliothekskatalogen und Fachdatenbanken. Eine ganze Liste von Kennungen auf einmal hochladen können Sie nicht. Für große Bestände wählen Sie deshalb Weg 1 oder Weg 3.

3. Eigenständige Migration über die API

Sie können die Migration auch selbst durchführen:

  1. Export der Daten aus dem Altsystem
  2. Umwandlung in das JSON-Format der REST-API: Welche Felder eine Publikation hat, beschreibt die OpenAPI-Spezifikation
  3. Import über unsere REST-API (Tarife Team und Business)

Über die API legen Sie Publikationen mit den Metadaten aus Ihrem Export an. Librario sucht dabei nicht selbst in Bibliothekskatalogen nach Metadaten. Für die eigenständige Migration stehen Ihnen ausführliche Code-Beispiele in unserer API-Dokumentation zur Verfügung.

Bestand aus einer Excel-Liste

Librario liest Excel-, CSV- oder MARC-Dateien nicht direkt ein. Aus einer Excel-Liste kommen Sie auf einem der drei Wege zu Librario:

  • Liste mit ISBN oder DOI: Sie importieren die Publikationen mit Kennung, eine Kennung nach der anderen (Weg 2). Librario ergänzt die Metadaten.
  • Eigenes Skript: Ein Skript liest die Liste und legt jede Zeile über die REST-API als Publikation an (Weg 3). Die Metadaten stammen dann aus Ihrer Liste.
  • Migration durch Librario: Mit einem individuellen Tarif übernehmen wir die Umwandlung für Sie (Weg 1).

Datenqualität

Prüfung der migrierten Daten

Nach der Migration sollten Sie die Daten stichprobenartig prüfen:

  • Wurden alle Publikationen korrekt übertragen?
  • Stimmen die Verknüpfungen zu Leihexemplaren?
  • Sind die PDF-Dateien zugänglich?
  • Funktioniert die Volltextsuche?

Schrittweise Verbesserung

Praktischer Ansatz zur Datenbereinigung

Streben Sie keine Perfektion bei der initialen Migration an. Eine 80/20-Regel hat sich bewährt: Migrieren Sie zunächst die wichtigsten Daten in guter Qualität. Die Optimierung kann dann schrittweise im laufenden Betrieb erfolgen.

Best Practices

  • Erstellen Sie ein Backup aller Daten vor der Migration
  • Führen Sie einen Testlauf mit einer kleinen Datenmenge durch
  • Dokumentieren Sie Besonderheiten und Anpassungen
  • Planen Sie genug Zeit für die Qualitätskontrolle ein

Nächste Schritte

  1. Prüfen Sie die Exportmöglichkeiten Ihres aktuellen Systems
  2. Entscheiden Sie, ob Sie die Migration selbst durchführen möchten
  3. Erstellen Sie einen Zeitplan für Migration und Qualitätssicherung

Bei Fragen zur konkreten Umsetzung schreiben Sie uns.