Leihexemplare verwalten

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie als Bibliothekar:in oder Administrator:in die physischen Exemplare Ihrer Bibliothek in Librario verwalten können.

Leihexemplare sind die physischen Bücher, Zeitschriften und andere Medien in Ihrer Bibliothek. Zu jeder Publikation können Sie beliebig viele Exemplare hinzufügen. Dies ist besonders nützlich bei häufig nachgefragten Werken oder wenn Sie Exemplare an verschiedenen Standorten vorhalten möchten.

Philosophie des Ausleihsystems

Librario verzichtet bewusst auf Mahnungen und strikte Leihfristen. Die transparente Übersicht, wer welches Exemplar ausgeliehen hat, fördert stattdessen die kollegiale Zusammenarbeit. Dieser Ansatz hat sich in der Praxis bewährt: Mitarbeitende werden nicht dafür bestraft, dass sie ihre Ausleihen ehrlich dokumentieren. Wenn jemand ein ausgeliehenes Exemplar benötigt, ermöglicht die direkte Kommunikation oft eine pragmatische Lösung.

In den Konto-Einstellungen können Sie die Texte anpassen, die Anwendende beim Ausleihen oder Zurückgeben eines Exemplars sehen.

Neue Exemplare erfassen

Sobald Sie ein neues Exemplar einer Publikation anschaffen, sollten Sie es in Librario erfassen. Navigieren Sie hierzu zur entsprechenden Publikation und klicken Sie auf “Bearbeiten”. Im Bereich “Leihexemplare” können Sie über “Leihexemplar hinzufügen” ein neues Exemplar anlegen.

Das Formular bietet folgende wichtige Felder:

• Die Signatur dient der Identifikation im Regal
• Der Standort gibt an, wo das Exemplar zu finden ist
• Die Option “Präsenzexemplar” können Sie aktivieren, wenn das Exemplar nicht ausleihbar sein soll

Systematische Signaturen vergeben

Die Signatur ist die “Adresse” eines Exemplars im Regal. Eine durchdachte Systematik erleichtert das Auffinden der Bücher erheblich. Die beliebtesten Ansätze orientieren sich am Fachgebiet oder am Veröffentlichungsdatum.

Bei der Strukturierung nach Fachgebiet verwenden Sie Präfixe wie “STAT-123” für Statik-Literatur. Der Vorteil ist, dass thematisch verwandte Werke zusammenstehen. Es empfiehlt sich, das Schema an Ihre etablierten Kategorien anzulehnen.

Die Strukturierung nach Veröffentlichungsdatum (z.B. “2023-042” für das 42. Exemplar in 2023) eignet sich besonders für Zeitschriften, bei denen die chronologische Information relevant ist. Auch Kombinationen sind möglich, etwa “STAT-2023-042”.

QR-Codes für einfache Ausleihe

Librario generiert für jedes Leihexemplar automatisch einen QR-Code. Dieser ermöglicht Mitarbeitenden die schnelle Ausleihe oder Rückgabe per Smartphone. Um einen QR-Code auszudrucken, öffnen Sie das Leihexemplar und wählen “Etikett ausdrucken”. Bringen Sie den Code gut sichtbar am Exemplar an, typischerweise am Buchrücken.

Zentraler Bestandsüberblick

Die zentrale Verwaltung erreichen Sie über das Benutzermenü (oben rechts) unter “Unser Konto”. Hier finden Sie wichtige Funktionen für die systematische Organisation:

“Leihexemplare verwalten” bietet einen Gesamtüberblick mit umfangreichen Filter- und Suchfunktionen. Unter “Standorte verwalten” können Sie Standortbezeichnungen bereinigen und zusammenführen. Diese Werkzeuge sind besonders wertvoll für regelmäßige Inventuren und die kontinuierliche Bestandspflege.

Leihanfragen bearbeiten

Benötigt jemand ein physisches Exemplar, stellt diese Person direkt auf der Publikationsseite eine Leihanfrage. Librario legt daraus eine Aufgabe an und benachrichtigt Ihr Team. So koordinieren Sie diese Anfragen, ohne dass etwas in einem E-Mail-Postfach untergeht. Die Bearbeitung übernimmt das gesamte Bibliotheksteam, sodass Sie diese Routine an Werkstudierende oder Assistenz übergeben und trotzdem den Überblick behalten können (siehe Rollen und Berechtigungen).

Board und Warteschlange

Alle offenen Leihanfragen finden Sie unter Aufgaben → Leihanfragen. Das Board gruppiert die Anfragen nach Titel und zeigt je Titel die Anzahl offener Anfragen sowie einen Verfügbarkeitsstatus: ob mindestens ein Exemplar sofort ausleihbar ist, ob alle Exemplare entliehen sind (mit der Dauer der längsten laufenden Ausleihe), oder ob keine ausleihbaren Exemplare vorhanden sind. Überfällige Anfragen hebt das Board farblich hervor; wann eine Anfrage überfällig wird, legen Sie über die Bearbeitungsfrist fest.

Ein Klick auf einen Titel öffnet die titelspezifische Warteschlange in der Reihenfolge des Eingangs. Sie sehen dort den Status jedes Exemplars, einschließlich aktueller Entleiher:in und Ausleihdauer bei ausgeliehenen Exemplaren.

Erfüllen oder ablehnen

Sie erledigen eine Anfrage in einem Schritt: Wählen Sie ein freies Exemplar und leihen es über Ausleihen direkt an die anfragende Person aus. Librario schließt die Leihanfrage dabei automatisch und benachrichtigt die Person über die Erfüllung. Die physische Zustellung, etwa über die Hauspost, organisiert Ihr Team selbst; Librario verbucht die Ausleihe und übernimmt die Benachrichtigung. Passt eine Anfrage nicht, lehnen Sie sie über Ablehnen direkt aus der Warteschlange ab; auch dann wird die anfragende Person benachrichtigt.

Bei vorgemerkten Titeln sehen Sie die Vormerkung in der Warteschlange und leihen ein zurückgegebenes Exemplar an die nächste wartende Person aus.

Benachrichtigungs-Routing

Wie neue Leihanfragen Ihr Team erreichen, legen Administrator:innen in den Konto-Einstellungen unter Automatische Zuweisung → Benutzeranfragen fest. Sie weisen Anfragen entweder einer Person zu oder benachrichtigen ein gemeinsames Postfach. Wird eine Anfrage im gemeinsamen Postfach nicht innerhalb der eingestellten Bearbeitungsfrist aufgegriffen, schickt Librario eine Erinnerung an dieselbe Adressliste, damit keine Anfrage liegen bleibt.

Häufig gestellte Fragen

Auswirkungen beim Löschen von Exemplaren

Das Löschen eines Leihexemplars löscht auch dessen gesamte Historie unwiderruflich.

Standortbezeichnungen bereinigen

Da Standorte als Freitext erfasst werden, können sich Tippfehler einschleichen. Unter “Standorte verwalten” sehen Sie die Anzahl der Exemplare pro Standort und können Bezeichnungen korrigieren oder zusammenführen.

Exemplare umziehen

Um ein Exemplar an einen anderen Standort zu verlegen, öffnen Sie es in der Detailansicht. Über “Bearbeiten” können Sie den Standort aktualisieren und die Änderung speichern.